Как синхронизировать календарь Google с Outlook. В чем корень проблемы
Статьи и Лайфхаки
Если мы предпочитаем использовать стандартный календарь Microsoft, а наши коллеги по работе – сервис Google, наверняка нам не слишком удобен тот факт, что мы не получаем на почту важные уведомления. Но как синхронизировать Outlook с календарем Google ? И по какому принципу осуществляется перенос интересующих нас данных? Какие , позволяющие это сделать? Попробуем в этом разобраться.
Как синхронизировать календарь Google с Outlook и добавить новые события?
Итак, для начала разберёмся, как добавить события из календаря Microsoft в почтовую службу Outlook. Для этого открываем календарь, и справа от своего профиля находим значок меню. Нажимаем на него и выбираем пункт, отвечающий за открытие общего доступа. Переходим в данные Google-календаря и в нижней части находим опцию «iCal». Нажимаем на неё, после чего нам открывается новое окно. В нём находим и копируем ссылку получения доступа к нашему календарю.
Теперь открываем календарь службы Outlook и ищем вверху кнопку импорта. Открывается новая страница. Справа выбираем пункт «Подписаться». В строку URL вставляем скопированную нами ссылку получения доступа к Google. Можно переименовать его, сменить символ, цвет и т.д. Жмём «Подписаться».
Спустя некоторое время начнётся импорт нашей информации в Outlook из Google. Обычно это происходит через несколько часов. Отныне уведомления будут видны в web-версии календаря и версии программы Outlook для офиса. Если на нашем мобильном устройстве установлена платформа Windows Phone, они также будут появляться там.
Итак, мы выяснили, как синхронизировать Outlook с календарем Google. Подобным образом можно добавить в службу Outlook столько календарей, сколько нам нужно.
Владельцам устройств на базе Windows Phone также полезно будет узнать о том, что для синхронизации почты и контактов проделывать указанные выше манипуляции совершенно не обязательно. Достаточно зайти в настройки и добавить там учётную запись Google, не забыв отметить то, какая именно информация нас интересует. В этом случае практически не видна.
Перенос данных из Outlook в Gmail с синхронизацией
Предположим, у нас уже имеется почтовый ящик на Gmail. Чтобы добавить туда ещё один аккаунт, заходим в настройки (значок шестерёнки) и выбираем пункт, который отвечает за настройки почты. Открывается новое окно. Там мы переходим во вкладку пересылки и IMAP/POP. Нажимаем опцию «Добавить адрес пересылки». На указанный почтовый адрес приходит код, при помощи которого мы подтверждаем то, что это наш адрес. Код копируем в поле нового адреса и подтверждаем свои действия. Теперь Gmail принимает письма и с только что добавленного электронного ящика.
Как перенести почту из службы Outlook в наш Gmail? Нужно будет подключить Google-профиль к Outlook и перенести все данные, которые содержатся в её папках, в папки Gmail. Как это сделать?
В первую очередь мы включаем IMAP, благодаря которой будет возможна синхронизация и перенос информации. Этот протокол можно найти во вкладке, указанной выше («Пересылка и IMAP/POP»). Далее открываем нашу службу Outlook и переходим в меню настройки учётных записей через «Сервис». Нажимаем «Создать».
Первая же открывшаяся страница запросит информацию о нашем почтовом адресе. Оставляем всё по умолчанию и нажимаем «Далее». После этого заполняем параметры для работы с Gmail вручную. Вводим своё имя, пароль, имя пользователя (адрес Gmail), почтовый адрес (он же), почтовые сервера (imap.gmail.ru везде) и тип учётной записи IMAP.
Выбираем «Другие настройки». Тут мы переходим во вкладку «Дополнительно» и устанавливаем виды шифрованного подключения (SSL для IMAP и TLS для SMTP) и номера портов (993 для IMAP и 587 для SMTP). Нажимаем «ОК» > «Готово». Если логин и пароль были введены корректно, произойдёт подключение почтовой службы Outlook к Google и копирование данных. Осталось перенести нужную почту в Gmail.
К примеру, мы хотим перенести входящие письма, нажимаем Ctrl+А (кнопка «Выделить всё»), после чего просто перетаскиваем то, что нам нужно. Тут же начнётся синхронизация, и вся почта будет уже в Gmail.
У меня есть учетная запись Exchange для моего рабочего письма (а не Office 365), а некоторые новые клиенты/партнеры, с которыми я работаю, - это все для Google. Я установил учетную запись Google с моим размещенным адресом электронной почты Exchange, и они поделились с вами своими календарями Google, так как я могу получить эти календари в Outlook? Когда я нахожусь в своей учетной записи Google, я вижу способ получить iCal или HTML-адрес, но когда я нажимаю на iCal, у него есть «общедоступный» URL, и я просто получаю сообщение об ошибке, когда пытаюсь это сделать.
Я пытаюсь избежать входа в Google, чтобы каждый раз просматривать их календари перед отправкой приглашений, но также не может переключаться с моей учетной записи Exchange на Google Apps (и я не хочу).
Есть идеи?
01 ответы
1-е - Коррекция недоразумения в обработке Microsoft Outlook
IMAP. MS Outlook с легкостью справляется с IMAP и любым другим
стандартом, а также нестандартными типами учетных записей
электронной почты с небольшими усилиями уже более 10 лет.
Недавние проблемы синхронизации с Календарем Google и контактами были
вызваны Google во
время их дорожной карты, чтобы использовать службы G-Suite в
качестве конкурирующего варианта для Microsoft Office. Если вы
готовы платить за услуги G-Suite, Google предоставляет свой инструмент
синхронизации Google-Outlook. Это, по сути, их инструмент, который
фиксирует разрывы, которые они создали. Но этот инструмент НЕ
бесплатный, поскольку он НЕОБХОДИМО подписывать G-Suite. Существуют
и другие сторонние инструменты, доступные в настоящее время, чтобы
иметь свой собственный способ навигации по черепным изменениям
конфигурации Google, которые делают это настолько ясным, что
Одной из удобных возможностей Outlook – возможность предоставить общий доступ к своему календарю другим пользователям в вашей организации или внешним пользователям (снаружи вашей организации). Для этого ваша ящик электронной почты должен располагаться на сервере Exchange или в Office 365 / Exchange Online.
Предоставление общего доступа к своему календарю в Outlook 2016
Каждый получатель получит приглашение, в котором будет предложено добавить ваш календарь.
Пользователи за пределами вашей организации получат URL адрес, который можно использовать для доступа к вашему календарю. В том случае, если вы и пользователь, которому вы предоставляете доступ, находятся в организациях, связанными федеративными отношениями через Office 365 или Exchange, то в приглашении будет содержаться опция предоставить доступ к своему календарю в ответ.
Ваш календарь после этого будет отображаться у пользователя в разделе Общий календарей.
Для публикации календаря в Интернете, нажмите на кнопку Опубликовать в Интернете , укажите URL адрес сервера WebDAV, укажите интервал времени календаря, который нужно опубликовать, тип доступа и параметры обновления календаря на сервере (автоматически, или только один раз).
Если вы хотите предоставить доступ к своему календарю всем пользователям, нажмите на кнопку Разрешения для календаря и для разрешения По умолчанию выберите уровень доступа (по умолчанию разрешен доступ только на доступ к информации Free/Busy time). Группа По-умолчанию соответствует любому пользователя (everyone). Вы можете изменить уровень доступа, выбрав в выпадающем списке необходимые разрешения.
На этой же вкладке можно управлять доступом к вашему календарю. Здесь вы можете добавить нового пользователя, или изменить уровень полномочий пользователя при доступе к календарю (например, можно разрешить определенному пользователю создавать, редактировать или удалять элементы календаря).
Если вы хотите отозвать общий доступ к календарю, нужно на вкладке разрешений выбрать имя пользователя, которого нужно лишить доступа, нажать кнопку Удалить и Ок .
Как подключить чужой общий календарь в Outlook 2016
Чтобы подключить календарь другого пользователя, в Outlook нажмите на кнопку Календарь в нижней части окна. Правой кнопкой мыши щелкните по разделу Мои календари -> Добавить календарь -> Из адресной книги :
В списке сотрудников найдите пользователя, чей календарь вы хотите подключить (пользователь или администратор должен предоставить вам доступ к своему календарю) и выберите его.
После этого новый календарь должен появится в списке общий календарей.
Предоставление доступа к календарю в Exchange с помощью PowerShell
В Exchange 2007 SP1 и выше вы можете создавать общий почтовый ящик, который можно использовать как общий календарь предприятия (отдела). Создать ящик можно с помощью такой команды PowerShell:
New-Mailbox -alias JuristDep -name "Календарь юр. отдела" -database "Mbx1" -org Users -shared -UserPrincipalName [email protected]
После этого можно предоставить доступ к календарю нового ящика для определённого пользователя организации (допустим, мы хотим предоставить полный доступ):
Add-MailboxPermission JuristDep -User:"aapetrov" -AccessRights:FullAccess
Или только на чтение:
Add-MailboxPermission JuristDep -User:"JuristUsers" -AccessRights:ReadPermission
Можно дать доступ непосредственно на папку календаря в ящике Exchange:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "JuristDep:\Календарь" -User aapetrov -AccessRights Owner
В английской версии Exchange вместо Календарь нужно указыват папку Calendar.
Чтобы изменить права на календарь пользователю, которому уже выданы права на календарь нужно воспользоваться командлетом Set-MailboxFolderPermission
:
Set-MailboxFolderPermission -Identity "JuristDep:\Календарь" -User aapetrov -AccessRights Reviewer
Как запросить доступ к чужому календарю
При подключении общего календаря из адресной книги, запрос на предоставление прав появится автоматически при подключении общего календаря, если на него нет прав.
Если вы пользуетесь календарем Microsoft, а ваши коллеги — Google, будет не лишним синхронизировать их. В этом случае вы отвяжетесь от Google и сможете получать уведомления о назначенных событиях в Outlook. Имейте в виду, что синхронизация получится односторонней, поэтому события из Outlook не будут синхронизироваться с календарем Google.
Как добавить события календаря Google в Outlook:
Откройте календарь Google, нажмите на значок меню справа от своего аккаунта и выберите опцию «Открытие общего доступа к этому календарю».
Перейдите во вкладку «Данные календаря» и нажмите «iCal» внизу страницы.
Откройте календарь Outlook и нажмите кнопку «Импорт» в верхней панели.
В правой части открывшейся страницы выберите опцию «Подписаться», в поле «URL-адрес календаря» вставьте скопированную ранее ссылку на календарь Google. При желании можете задать ему имя, выбрать цвет и значок. Нажмите «Подписаться».
Все готово. Через несколько часов данные начнут импортироваться в Outlook. Уведомления о событиях из календаря Google теперь будут появляться в офисной версии Outlook, в веб-версии календаря Microsoft, а также в календарях Windows Phone и Windows 8, если у вас есть устройства на этих ОС. Этим способом можно добавить в Outlook любое количество календарей Google.
Если помимо уведомлений о событиях календаря вам на Windows Phone нужно синхронизировать контакты и почту, нет необходимости проделывать описанные выше действия, вы можете просто зайти в настройки и добавить учетную запись Google. В настройках синхронизации укажите, какие данные вам требуются.
2018.07.25 ·С недавнего времени начал много пользоваться почтой на Яндексе (почта для домена или Яндекс.Коннект). Неприятным сюрпризом стало то, что, хотя почта работает по imap, но Microsoft Outlook при подключении аккаунта в Яндекс не позволяет синхронизировать календарь и контакты.
Так как только почта без календаря теряет очень много своей ценности не только для меня, то после поисков и изучения вопроса, решил описать найденное решение.
В чем корень проблемы
Microsoft Outlook из коробки умеет работать только с календарями в Exchange Server. Календарь Яндекс, а также многие другие онлайн сервисы календарей по умолчанию используют протокол CalDAV и не поддерживают формат Exchange.
Возможные причины такого несовпадения стандартов:
- MS Outlook ориентирован на бизнес пользователей, у которых как правило свой почтовый сервер и, обычно, это именно Exchange
- Большая часть ПО нормально работает именно с CalDAV: iOS, Android, Mozilla Thunderbird (с плагином) и т.д.
- Онлайн календари - намного менее востребованный сервис, по сравнению с почтой, и поэтому актуальность проблемы стандартизации ниже
Рабочее решение
В общем виде, решение заключается в установке в Outlook плагина для синхронизации локального календаря с онлайн календарем.
Из нескольких опробованных вариантов, мне больше всего понравились два:
- CalDAV Synchronizer
- Простенькое расширение, синхронизирует только календарь
- Можно синхронизировать разные календари
- Легкая настройка. Можно выбрать простую настройку из списка популярных онлайн календарей, включая Google и Яндекс
- Бесплатно и работает без ограничений
- Открытый код и 300+ звезд на GitHub (для тех, кто не в курсе, это уже приличный показатель популярности)
- OpenProtocolsConnector
- Более комплексная надстройка, которая также позволяет синхронизировать контакты
- Настройка сложнее, так как Яндекса в списке CalDAV провайдеров нет (нужно идти самому искать правильный путь к онлайн-календарю)
- Для работы необходима лицензия. Персональная домашняя лицензия бесплатна, но требует ежегодного обновления.
- Есть исходный код для CalDAV библиотеки, на основе которой работает надстройка
- Кажется менее популярным, чем CalDAV Synchronizer
Альтернативные (неоптимальные) решения
- Экспорт календаря Google
. В календаре Google возможно указать публичную ссылку для календаря в формате, который понимает Outlook. Но у данного решения есть ряд минусов:
- MS Outlook подключает календарь только в режиме “read only”
- Нет возможности настроить права, кто угодно у кого есть ссылка, сможет прочитать содержимое календаря
- EVO Collaborator
. Есть гуглить тему с календарем, то именно это расширение будет в первых результатах поиска. Я попробовал, мне не очень понравилось (может быть просто не разобрался):
- Вместо того, чтобы синхронизировать уже существующий локальный календарь с онлайн сервисом, надстройка добавляет новый локальный календарь под каждый сервис и синхронизирует уже его
- Стоит 28 евро на фоне бесплатных альтернатив
- Отказаться от MS Outlook
:
- Не сильно рассматривал вариант, так как, даже если отбросить вопрос привычки и удобства, то остается вопрос (не-)переносимости своих vba-макросов и надстроек (можно назвать это vendor lock’ом)
Заключение
На самом деле задача синхронизации Outlook и внешних провайдеров достаточно тривиальна. Предположу, что есть и другие удобные альтернативы, но описанные выше варианты показались мне достаточными. Если вы знаете более удобные способы или решения, то пишите в комментарии.